Het inschrijfreglement vertelt je alles wat je moet weten om je in te mogen schrijven als deelnemer voor het Europees Toernooi voor Dansende Studenten, hierna te noemen ETDS. Lees het goed door, zodat je weet welke regels er gelden.
ALGEMEEN:
1. Door middel van inschrijving verklaart elke deelnemer aan de ETDS-commissie akkoord te gaan met het inschrijfreglement, het wedstrijdreglement en het privacystatement.
2. De ETDS-commissie behoudt zich het recht voor om, in bepaalde gevallen, af te wijken van onderstaande regels en zal in geval van een conflict alle uiteindelijke beslissingen nemen.
3. Wanneer een deelnemer zich niet aan de in dit document gestelde voorwaarden houdt, heeft de ETDS-commissie het recht om deze deelnemer de toegang tot het toernooi te weigeren.
INSCHRIJVINGSPROCEDURE:
4.a Er zal verspreid over de maanden juni, juli, en augustus 3 maal een reguliere loting plaatvinden. Dit betekent dat er 3 inschrijfdeadlines en 3 betalingdeadlines zijn. Na de derde reguliere loting wordt geloot indien er uitvallende deelnemers zijn.
4.b Het toernooi zal in de eerste instantie tot 90% worden gevuld. Mocht er dan nog onvoldoende essentiele ondersteuning zijn (ehbo, wedstrijdoffice e.d.) dan zullen deze automatisch ingeloot worden bij de laatste 10%. Mocht dit niet nodig zijn, dan zijn deze plekken open voor iedereen. Zo vergroten we de kansen voor alle deelnemers.
5. De teamcaptain krijgt tijdens een periode van twee weken voorafgaand aan de eerstvolgende loting de mogelijkheid om de nieuwe inschrijvingen van het desbetreffende team aan te melden bij het ETDS-inschrijfsysteem. Deze periode wordt tijdig aangegeven door de commissie bij de teamcaptains.
6. Ten tijde van inschrijven heeft een deelnemer geen garantie tot participatie aan het toernooi, vanwege de loting die gaat volgen.
7. De teamcaptain is verantwoordelijk voor het inschrijven van de deelnemers bij de ETDS-commissie via de gestelde inschrijfprocedure. De teamcaptains melden zich door middel van een additie bij de inschrijfprocedure en worden vrijgesteld van loting. Dit is inclusief danspartner indien van toepassing. Hierbij geldt een maximum van één teamcaptain bij teams tot 20 deelnemers. Bij teams groter dan 21 deelnemers worden twee teamcaptains vrijgesteld
UITVALLENDE DEELNEMERS:
9. Uiterlijk één week na het sluiten van de inschrijfdeadline ontvangt de teamcaptain een definitieve deelnemerslijst met bijbehorende reservelijst.
10. Wanneer een plek vrijkomt vanwege een uitvallende deelnemer, zal deze indien mogelijk opgevuld worden met een deelnemer van een reservelijst. Hierbij wordt het volgende prioriteitensysteem gehandhaafd:
(a) De vrijgekomen plek wordt opgevuld met een deelnemer op de wachtlijst, ongeacht het team, door middel van loting, uitgevoerd door de ETDS-commissie. Hierbij wordt voorrang gegeven aan het rechttrekken van de leider/volger-verhoudingen betreffende de blinddategroepen in Breitensport, CloseD en Open Klasse.
(b) Het is niet toegestaan deel te nemen onder een andere naam. Als dit toch wordt geconstateerd wordt de betreffende deelnemer direct gediskwalificeerd. Ook kunnen we de betreffende teamcaptain diskwalificeren als ze dit hebben toegestaan.
11. De in nummer 9 genoemde procedure zal op vastgestelde lotingsmomenten worden uitgevoerd, waarbij, indien er dan nog afmeldingen zijn, wekelijks nog een loting wordt gehouden ter opvulling van vrijgekomen plekken. De laatste opvulloting naar aanleiding van uitval op 5 oktober zal plaatsvinden. De teamcaptain krijgt, na het uitvoeren van de reservelijstprocedure een update welke dansers zijn toegelaten en welke niet. De laatste update wordt uiterlijk 6 oktober ontvangen.
12. Wanneer een deelnemer op de reservelijst niet meer beschikbaar is ten tijde van het ETDS, is de deelnemer verplicht dit door te geven aan de ETDS-commissie, via de teamcaptain of door middel van direct contact met de ETDS-commissie. Zo kan deze deelnemer uit de loting dan wel het toernooi gehaald worden en is de plek weer bruikbaar voor iemand anders.
FINANCIEEL:
13. Na kennisgeving van de door de loting bevonden deelnemerslijst aan de teamcaptain, behoren de deelnemersbijdragen binnen twee weken aan de ETDS-commissie te zijn voldaan, via de desbetreffende vereniging, anders vervalt de inschrijving.
14. Wanneer een deelnemer van de reservelijst toegelaten wordt, behoort de deelnemersbijdrage binnen twee weken bij de ETDS-commissie te zijn voldaan, via de vereniging, anders vervalt de inschrijving.
15. Indien het ETDS binnen de in punt 14 gestelde betaaltermijn plaatsvindt, behoort de deelnemersbijdrage voor aanvang van het ETDS te zijn voldaan.
16. Restitutie van deelnemersbijdrage:
(a) Een deelnemer heeft recht op volledige restitutie van de deelnemersbijdrage als hij zich uitschrijft voor 8 september 2019 én de leeggelaten plek kan worden opgevuld. Een volledige restitutie wordt uiterlijk 1 november uitbetaald aan de betreffende vereniging.
(b) Een deelnemer heeft recht op gedeeltelijke restitutie van de deelnemersbijdrage, te weten 50%, als hij zich uitschrijft in de periode van 8 september t/m 4 oktober én de leeggelaten plek kan worden opgevuld. Gedeeltelijke restituties worden uiterlijk uitbetaald op 1 november 2019 aan de betreffende vereniging.
(c) Als de leeggelaten plek niet kan worden gevuld, of als de deelnemer zich op 5 oktober of later uitschrijft, vervalt het recht op (gedeeltelijke) restitutie van de deelnemersbijdrage.
(d) De betreffende verenigingen zijn verantwoordelijk om restituties bij de juiste persoon onder te brengen. Hierover ontvangen zij van ons de benodigde informatie.
17. Als een deelnemer zich aanmeldt als student, moet hij of zij een bewijs van registratie bij het toernooi overleggen. Als hij of zij het vereiste document niet kunnen tonen wanneer ze daarom worden gevraagd, moeten ze de resterende niet-studententoeslag contant betalen bij de registratiebalie van de ETDS. Een studentenkaart zonder het jaar 2019/2020 wordt niet geaccepteerd als bewijs van registratie.
VERPLICHTING TOT EVENEMENT ONDERSTEUNING:
Tijdens het ETDS van oktober 2019 heeft elk team verplichte vrijwilligersuren en is verplicht deze als team te voldoen. De uitgebreide informatie over deze vrijwilligersshifts is op de website te vinden.